Batulicin – Dinas Pendidikan Kabupaten Tanah Bumbu (Tanbu) baru saja meluncurkan inovasi canggih bernama Sistem Pencarian Arsip Online (SIMPAN). Tujuan dari inovasi ini memastikan semua arsip yang diproduksi oleh Dinas Pendidikan tersimpan dan terorganisir dengan rapi, sehingga pencarian arsip menjadi lebih mudah dan cepat.
Inisiatif SIMPAN ini adalah bagian dari rancangan aksi perubahan yang bertujuan menyederhanakan proses pencarian arsip, terutama di Sekretariat Dinas Pendidikan Kabupaten Tanah Bumbu. Selain itu, ini juga merupakan syarat untuk mengikuti pelatihan kepemimpinan administrasi angkatan IV tahun 2024 di Bandung.
Dwi Teguh Efendi, S.IP., M.AP., selaku penyusun rancangan aksi ini, menjelaskan bahwa dalam setahun, Dinas Pendidikan memproduksi hampir 20 ribu arsip. Dengan jumlah yang begitu banyak, penyimpanan secara manual jelas sudah tidak memungkinkan lagi. Oleh karena itu, langkah untuk beralih ke sistem online diambil.
“Adanya inovasi SIMPAN ini, maka arsip Dinas pendidikan lebih mudah di cari sampai kapan pun. Kemudian setelah di arsipkan, itu akan selalu ada,” katanya, Kamis (10/10/2024) di Batulicin.
Penyimpanan arsip secara online ini dimulai pada tahun 2024. Jika kapasitas memungkinkan, arsip dari tahun-tahun sebelumnya juga akan disertakan dalam sistem.
Dwi menambahkan, sebelumnya pengelolaan arsip masih dilakukan secara manual dengan menyimpannya dalam lemari. Hal ini menyebabkan tumpukan arsip yang dapat menghambat pencarian saat dibutuhkan.
“Belum lagi adanya potensi hilangnya dokumen maupun terbuangnya waktu untuk menelusuri letak arsip tersebut,” tambahnya.
Ia juga menyoroti kebiasaan di kalangan aparatur, di mana backup arsip sering kali hanya disimpan di komputer atau flashdisk, yang mempersulit pencarian data saat diperlukan.
“Kelebihannya lagi dari arsip online ini, kalau pegawai yang bersangkutan tak berada di tempat maka tidak menjadi halangan untuk mencari arsip yang di perlukan,” jelasnya.
Lebih lanjut, Dwi mengungkapkan bahwa arsip manual sering kali tidak tersusun dengan rapi. Menurut manajemen ASN, arsip yang masih dalam format soft file harus disusun berdasarkan klasifikasi dan urutan waktu.
“Dalam aksi perubahan ini kami mengharapkan, pengelolaan arsip pada Dinas Pendidikan Kabupaten Tanah Bumbu dapat di laksanakan secara optimal. Sehingga berkas ataupun data arsip akan menjadi tertata dengan baik dan mudah di akses guna efektivitas maupun efesiensi kerja,” tutupnya.
Sumber : mc.tanahbumbukab.go.id
